Web会議の基本と種類

Web会議は、オンライン会議やリモート会議とも呼ばれています。インターネットを介してWeb上で会議をする方法です。インターネット環境があり、パソコンやスマートフォンを持っていれば、場所を選ばずに会議を開催できます。最近は、マイクやカメラも充実しており、より快適に会議ができるようになりました。このWeb会議は、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。それぞれ特徴があるため、仕事のスタイルに合わせて選ぶことが大切です。

■クラウド型
外部のインターネットサービスを活用して行うWeb会議のやり方を、クラウド型といいます。サーバーを用意する必要がなく、管理の手間がない点が特徴です。手軽に会議を開ける点も魅力といえるでしょう。インターネットがあれば、社外からWeb会議に参加できます。そのため、リモートワーク中や外回り中にミーティングに参加したい場合にも便利です。
一方で、Web会議用のサービスを提供している業者にセキュリティ面や管理を一任するため、機密情報を扱う会議には向かないというデメリットもあります。また、クラウド型は自社だけではなく、さまざまな人が同じサーバーを使ってWeb会議を行っているため、アクセスが集中すると使えなくなるといったリスクがある点は、覚えておきましょう。

■オンプレミス型
専用のWeb会議システムを構築して会議をする方法をオンプレミス型といいます。社内で情報の管理をするため、外部漏洩のリスクが少ないのがメリットです。また、既存のソフトウェアと統合したり、カスタマイズしたりできる自由度の高さも魅力でしょう。
オンプレミス型は、多額のコストが必要とされていましたが、最近は、仮想化サーバーを導入するケースも増えています。以前より管理工数や設置スペースが減り、コストも下がりつつあります。ただし、サーバー購入費やソフトウェアの準備などの初期投資が必要です。また、保守管理を行う担当者の確保も必要となるでしょう。

■ビデオ会議とWeb会議の違い
遠隔地同士で会議を行う方法として「ビデオ会議（テレビ会議）」と呼ばれる方法も存在します。

こちらは、専用のモニターや回線を通じて会議を行う方法で、Web会議よりも映像や音声が高品質なのが利点です。加えてセキュリティ性も高いので、経営会議や役員会議のような重要性の高い会議において重宝します。一方、専用のモニターや回線を使用する分、ビデオ会議は初期費用が高額になりやすいというデメリットがあります。両方の特性を把握した上で、どちらを導入するかを検討してください。

オフィスにWeb会議を導入する前にチェックすること

リモートワークだけではなく、社内でWeb会議を行うケースも増えています。本社スタッフと支店スタッフのミーティングや外部の会社との会議でも、移動のコストや時間を削減できるため重宝するでしょう。Web会議を導入する前に次の3つの点をチェックしておくと、よりスムーズにはじめられます。

• Web会議用のミーティングスペースを作る
• 利用するWeb会議システムを選ぶ
• Web会議に必要な機材を準備する

■Web会議用のミーティングスペースを作る
Web会議を導入するにあたって、問題となるのがスペースです。オフィス内では、ほかの社員も勤務していることから、周囲の音が先方に聞こえてしまったり、会議の音声が聞き取りにくくなってしまう可能性があります。そのような状況を避けるためにも、専用のミーティングスペースを用意することが大切です。社内に空スペースがあれば良いですが、ない場合はパーティションを使って空間を確保する必要があるでしょう。

■利用するWeb会議システムを選ぶ
Web会議を行うためには、適切なシステムを選ぶ必要があります。最近はWeb会議サービスを提供する業者が増えているため、調べるとたくさんのサービスが見つかるでしょう。その中から、セキュリティや操作性などを考慮して、自社にあったWeb会議システムを選ぶことが大切です。

■Web会議に必要な機材を準備する
パソコンやスマホ、インターネットがあればWeb会議に参加できます。しかし、快適にミーティングを行うためには、機材を整えることも大切です。例えば、音声を聞き取りやすくするためのマイクや鮮明に写すカメラなどが挙げられるでしょう。

■Web会議用のスペース・ブース例

個室型ブースを購入・設置しWeb会議用スペースを作る。　(左)
個人向けパーティションを購入・設置しWeb会議用スペースを作る。　(中央)
オフィスをリフォーム（防音性能を持つパーティションの増設工事）し、Web会議用ミーティングスペースを作る。　(右)

用途に合わせたミーティングスペースを作ることができれば、Web会議をより快適に行いやすくなります。以下の項からは、Web会議用のミーティングスペースを作る時のポイントについて解説します。

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【株式会社ウィルオブ・コンストラクション】見晴らしのよい 「Chance-Making」オフィス

Web会議用ミーティングスペースを作る時のポイント

ミーティングスペースを作る際に、どのような点に気をつけたら良いかわからないという方も多いでしょう。快適にミーティングを行うためには、最低限「音」と「通信」について押さえておくことが大切です。続いては、Web会議用のミーティングスペースを作る際のポイントを紹介します。

• 遮音性の高い環境を作る
• 通信環境を確認する
• 会議室不足を解消する

■遮音性の高い環境を作る
オフィス内で会議をする際に気になるのが、周囲の雑音です。例えば、話し声や機械音などが耳に入ると、会議の妨げになってしまいます。外部の会社と会議を行っている最中や、会議の進行役を任されている場合は、特に注意する必要があります。
ミーティングスペースを作る段階から、遮音性の高い環境を整えることが大切です。Web会議用の個室型ブースを購入して設置したり、空いている部屋を活用するのがおすすめです。コストをかけずにミーティングスペースを作りたい場合は、パーティションで空間を仕切る方法もあります。吸音性の高いパネルを使えば、一定の遮音性も期待できるでしょう。また、本格的にWeb会議用のスペースを作りたい場合は、リフォームをするのも1つの方法です。遮音性の高い空間を確保することで、外部の音を気にせず安心して会議に参加できます。

■通信環境を確認する
Web会議を行うためには、通信環境が大切です。会議中に 通信が途切れてしまえば、進行の妨げになります。また、会議中の資料のやり取りや容量の大きい画像をアップしたりする際には通信速度も求められるでしょう。Web会議を導入する前に、現在使っている通信環境に問題がないかチェックすることが大切です。回線速度が遅ければ、回線自体を変える必要があるでしょう。

■会議室不足を解消する
オンラインでの業務が増えることで、会議室不足に悩まされる企業も増えています。従来の空間では、遮音性や通信速度を確保できないケースもあるでしょう。どうしても快適な環境を整備できない場合は、オフィスの移転を検討するのも1つの方法です。オンラインで検索するだけではなく、内見も視野に入れながら調べてみましょう。こちらのページからもチェックが可能です。興味のある方はぜひご覧ください。

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用途に合わせたWeb会議システム・ツールの紹介

Web会議やリモートでの仕事が増える中で、システムやツールの使いづらさを感じている方もいるでしょう。用途に合わせたシステムやツールを使うことで、よりスムーズに会議を進行できるようになります。続いては、用途に合ったWeb会議システムやツールについて紹介します。

• 大規模な会議用：sMeeting（エスミーティング）など
• 小規模なミーティング：Zoom、Google Meetなど
• マンツーマンの商談：ビデオトークなど

■大規模な会議用
各支店のメンバーが一堂に会するような大人数が集まる場合、1つの会議に大勢が参加できるタイプのシステムを使う必要があります。ドコモ・システムズ株式会社が提供している「sMeeting （エスミーティング）」は、最大500人 が参加した実績があるため、大規模な会議に向いているといえるでしょう。また、セキュリティ面にも長けており、機密性の高い会議の際にもおすすめです。

■小規模なミーティング
チーム内で行う3～5人程度のミーティングであれば、「Zoom」や「Google Meet」といった無料で提供されているツールを利用するのも手です。無料で提供されている分、利用時間や機能に制限がかかっているケースもありますが、月に数回程度のミーティングであれば問題ないでしょう。また、社内だけのミーティングであれば、Web会議システムだけでなく、「Slack」や「Chatwork」といったビジネスチャットを活用するのもおすすめです。

■商談
基本的にクライアントとマンツーマンで行われる商談の際には、Web会議に特化したツールを使用することをおすすめします。例えば、NTTコムオンラインが提供する「ビデオトーク 」は、顧客の電話番号にSMS送信するだけで、すぐにビデオ通話ができるツールです。アプリやアカウント登録をする必要がなく、簡単にリモートでの商談が行えます。一般的なWeb会議ツールと同様に、画面共有や位置情報の送信も可能です。

Web会議に必要な機材を準備する

Web会議をスムーズに行うには、カメラやマイクが必要です。また、ヘッドセットやスピーカーがあれば、リモートワークをより快適に行えるでしょう。続いては、Web会議に必要な機材について紹介します。

• カメラ
• マイク・スピーカー
• ヘッドセット

■カメラ
Web会議をするためには、カメラとマイクが欠かせません。パソコンには、カメラやマイクが内蔵されているタイプもあるため、それを活用することもできますが、会議をする場合、できるだけ画像や映像の質を上げたほうが良いでしょう。可能であれば、外付けのカメラやマイクを用意することをおすすめします。

■マイク・スピーカー
声を鮮明に伝えるためには、質の良いマイクも必要です。特に重要な会議をする場合、正確に内容が伝わらなければ、後になってトラブルになる可能性もあるでしょう。また、大勢が参加するWeb会議の場合、マイクとスピーカーの機能を兼ね備えたスピーカーフォンが活躍します。1台で複数人に対応できるため、人数分のマイクが不要となり、コストを抑えることにも繋がるでしょう。

■ヘッドセット
発言を鮮明に伝えるのに便利なのが、ヘッドセットです。ヘッドセットを使うことで、会話が雑音に紛れてしまうといった問題を解消できます。特に大勢のスタッフが在籍するオフィス内でのWeb会議や、自宅に家族がいる中でのリモートワークなどの際に重宝するでしょう。

主催者側と参加者側のWeb会議の操作方法

操作方法は、使うツールによって異なります。会議の主催者が参加者を招待してスタートするのが一般的です。続いては、多くの人が利用しているWeb会議システム「Zoom」を例に、主催者側と参加者側の操作方法について紹介します。

■主催者側の操作
Web会議をはじめるためには、主催者がミーティングを立ち上げる必要があります。すぐに会議をはじめる場合は「新規ミーティング」を選択し、「招待」をクリックして参加者にミーティングのURLを共有しましょう。参加者がURLをクリックすれば、Web会議がスタートします。

■参加者側の操作
主催者からURLが共有されます。共有されたURLをクリックすると、ミーティングスペースに入室できる仕組みです。そのほか、ミーティングIDやパスコードを入力して入室する方法もあります。この場合、主催者による入室許可がないと、会議には参加できません。

■画面共有機能やチャットについて
Web会議用のツールには、画面共有やチャットができる機能が設けられています。主催者・参加者どちらも利用できるため、うまく活用すれば、オンラインでの会議をより快適に進められるでしょう。画面共有では、共有する資料や画像を選択することで、参加者全員が同じ資料や画像を見ながら会議することができます。また、チャット機能は会議中にメッセージやファイルを送受信できる機能です。

Web会議中にトラブル！よくある原因と解決法

Web会議の際には、機材や通信環境の影響でさまざまなトラブルが発生します。トラブルが起こると焦ってしまいますが、原因を把握しておくことで対処しやすくなるでしょう。続いては、Web会議中に起こりやすいトラブルの原因と解決方法を紹介します。

■音が聞こえない
Web会議中に相手が話している声が聞こえなかったり、自分の声がきちんと相手に届いていなかったりするトラブルはよく起こります。周辺の環境音がうるさくて、声が届かないこともあるでしょう。このような場合は、スピーカーの集音性能が低い可能性が考えられます。音声に不具合が生じた場合は、使っているマイクやスピーカーなどを変えてみることをおすすめします。

■画質が悪い
Web会議に参加したものの、相手の画像が荒れていて見えないことがあります。また、画面が真っ暗になってしまうこともあるでしょう。こうしたトラブルが起こった場合にまずチェックするべき部分が、ビデオの開始や停止ボタンです。無意識に押してしまい、ビデオが停止状態になっていることも考えられます。ビデオは正常に動いているのに映像が荒れる場合は、カメラの性能が低い可能性が考えられるでしょう。その場合は、より性能の高いカメラを導入することをおすすめします。

■通信が途切れる
大規模なWeb会議で起こりやすいのが、通信関係のトラブルです。Web会議の参加者が多くなればなるほど、通信環境に負荷がかかります。あまりにも通信が途切れると、会議自体が成立しなくなります。その際には、通信環境を見直す必要があるでしょう。

まとめ

今回は、Web会議の準備ややり方について詳しく紹介しました。
さまざまな対策を施したとしても、トラブルを解決できないこともあります。そこでおすすめなのが、サテライトオフィスや時間貸しの作業ブースを活用する方法です。最近は、リモートワークやWeb会議に適した、個室型サテライトオフィスが増えています。特にリモートワークする際に、サテライトオフィスはおすすめです。また、オフィス自体をリモートワークやWeb会議向けに整備するのもおすすめの方法の1つといえるでしょう。
コロナ禍や働き方改革がきっかけとなり浸透したWeb会議ですが、 従来のやり方からシフトする際には、準備が大切です。「オフィスでWeb会議を導入したい！」「Web会議に最適な環境を整えたい！」とお考えの方は、 こちらの記事を参考にしながらWeb会議の導入を進めてみてはいかがでしょうか。

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