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トレンド・知識

オフィスの原状回復にかかる費用を支払うのは借主?その理由とは

オフィスを移転する際には、もともと使っていたスペースを元の状態に戻す必要があります。この作業が原状回復です。単に什器や備品を搬出して、スペースを明け渡せば完了というわけではありません。壁紙や床材を元に戻すことも原状回復の一環です。こうした作業は法律でも義務付けられています(※)。
ここで問題となるのが、施工費や作業範囲などです。「借主と貸主のどちらの負担か」などは、特に気になる点でしょう。今回は、オフィスを移転する際の原状回復について詳しく紹介します。

※通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く。以下通常損耗・経年変化という。民法第621条

オフィスの原状回復はすべて借主負担?

結論からいえば、賃貸借契約中に生じた傷や汚れの原状回復は、借主の負担です。令和2年4月1日から施行された改正民法では、物件を借りた後に生じた汚損に関して、原状回復義務を借主が負うと明記されています。これは、事業用(事務所・店舗)だけでなく、賃貸住宅にも該当します。
通常、経年劣化や通常損耗は、借主が原状回復を負担する必要がありません。ただ、契約書に記載されている内容次第では、経年劣化または通常損耗と思われる傷みに関しても、原状回復を求められます。事務所や店舗など、事業展開を目的として物件を借りている場合、契約書に原状回復に関する記載がされているかを確認しておくことが大切です。

借主の原状回復義務はどこまで?

原状回復を実行する際は通常、契約時に交わした契約書に明記されている範囲すべてが、その対象となります。続いては、原状回復の範囲に関する内容を紹介します。

■オフィスの原状回復における範囲例
オフィスの原状回復の範囲例として、オフィスビル内に配置したパーティションや照明の撤去が挙げられます。これらは、事業を展開するにあたって、借主が自ら設置することが多いものであり、もともとのスペースにはなかったものです。その他、デスクや椅子などの会社の備品も同じ理由で撤去が求められます。移転後に必要ないとしても、撤去しましょう。
見落としがちなのがカーペットや壁クロス(壁紙)、天井ボードの張り替えや補修です。賃貸住宅において、これらは経年劣化とみなされ貸主が負担するケースが多くなります。

■経年劣化や通常損耗も原状回復の必要がある?
一方、事業で使う場合は故意による損傷や汚れに限らず、どんな状態でも原状回復を求められるのがほとんどです。
通常、経年劣化や通常損耗は、原状回復の対象外です。しかし、経年劣化や通常損耗の原状回復が、「特約」としてオフィスの賃貸借契約書に記載されている場合、特約が有効とみなされれば借主が負担します。 賃貸借契約書に原状回復の範囲について詳細が記載されていることは少ないものの、オフィスにおいては通常損耗も含め賃借人が費用負担し原状回復するケースがほとんどです。余計な費用負担を抑えるには、契約前に確認して、不明瞭な点に関しては明確に提示してもらうようにしましょう。

■原状回復工事費の相場は?
原状回復する際に必要な工事費は、工事の規模や内容によって変わってきます。100坪以下の小・中規模の工事と100坪を超える大規模な工事の場合では、坪単価で大きな差が生じることがあります。
また、オフィスの利用状況によっても変わってきます。特に、内装を凝ったデザインにしていたり、キッチンスペースを設けていたりすれば、撤去費がかさむ傾向にあります。

■借主が「経年劣化・通常損耗」の原状回復工事費を負担する理由
賃貸住宅では、劣化・損耗に関する補修は、貸主が実施する場合がほとんどです。居住用であれば使用状態に大きな違いはないでしょう。貸主側が劣化の程度を想定することが できます。
一方、事業で使用する場合、業種や事業規模によって使用方法が大きく変化します。そのため、貸主側が「どの程度劣化するのか」を想定するのが困難です。加えて、貸している間に生じた劣化なのか、それとも経年劣化によるものなのかを容易に判断できません。そのため、特約を設けて、借主に原状回復費負担を依頼するケースが多くなっています。

原状回復費用で貸主とトラブルを避けるためのポイント

オフィスを移転する際に、原状回復費用でトラブルになるパターンも少なくありません。スムーズに退去するために、トラブルを避けるためのポイントを押さえておきましょう。続いては、原状回復費用についてのトラブルを回避するためのポイントを紹介します。

  • 賃貸借契約書を確認する
  • 原状回復工事の見積もりを取る
  • 原状回復を行う時期や日程をチェック


■賃貸借契約書を確認する
まず、確認するべきものが賃貸借契約書です。契約書に記載されていれば、その内容に従う義務があります。そのため、契約時に賃貸借契約書を隅々まで確認しておくことが大切です。
特に、特約に関する項目はしっかりと目を通して、理解できない点があれば不動産会社に質問するようにしましょう。借主が負担する必要のないところまで、含まれている可能性もあります。内容を確認していないと、トラブルになってしまう可能性があるでしょう。また、原状回復工事を担当する業者が決められているケースにも注意が必要です。

■原状回復工事の見積もりを取る
原状回復工事の施工にあたり、貸主が指定する施工業者が見積もりを提示することがあります。契約書にその旨が記載されていれば、その見積もり額に従う必要があります。
一方、見積もり内容の費用が妥当であれば問題ありませんが、高めに設定されているパターンも考えられます。
適切な施工内容でなければ借主が過分な負担をすることもあります。このような事態を避けるためには、他の業者に相見積もりを取りましょう。相場を把握して、貸主側から提示された見積もりと比較すれば、妥当な金額かどうかを判断できるでしょう。高いと感じた場合には、専門家への相談をおすすめします。

■原状回復を行う時期や日程をチェック
原状回復工事は、移転が完了しないと着工できません。しかも、数日で終わるものではなく、長い時は数ヶ月程度かかることもあります。オフィスビルを退去する際には、通常、半年前に貸主への告知が必要です。告知してから、原状回復工事の見積もりを取ることが一般的です。残り半年間で、見積もり依頼から原状回復まで終わらせなければ、追加の賃料を請求される場合もあります。
速やかに作業を遂行するためには、移転する時期を調整するのも大切です。移転が集中する春先は、原状回復工事を請け負う業者が忙しい時期です。また、天候不良や災害など、不測の事態が発生することも考慮して、できるだけ余裕を持った日程で移転計画を立てることが大切といえます。

オフィスの原状回復の流れ

原状回復をするにあたって、「原状回復がどのように行われるのか」は事前に把握しておきましょう。それぞれの工程でポイントを押さえておけば、原状回復をスムーズに進められるでしょう。続いては、オフィスの原状回復の流れについて紹介します。

  • 賃貸借契約書を確認する
  • 施工業者に問い合わせ
  • 施工業者による現地調査
  • 見積もり依頼
  • 原状回復工事着工
  • 施工完了


■賃貸借契約書を確認する
移転を決めたら、改めて賃貸借契約書 を確認してください。賃貸借契約書 には、原状回復義務の範囲が書かれており、それに合わせて準備を進めていきます。契約内容を確認したら、原状回復工事の流れを組み立てていきます。

■施工業者に問い合わせ
賃貸借契約書の内容によって、施工を担当する業者が変わってきます。貸主側で施工業者が決められている場合は、記載されている業者に連絡をしましょう。業者が決められていない場合は、原状回復工事に対応した業者を探さなくてはなりません。できるだけ、スムーズに業者を見つける必要があるでしょう。そのため、賃貸借契約で決められた原状回復における条件や間取り、住所や周辺環境などを明確に伝えられるよう、事前にまとめておくのをおすすめします。

■施工業者による現地調査
原状回復工事の業者が確定した後、現地調査が実施されます。現地調査は、借主も立ち会わなければなりません。移転前の状態を確認した上で、契約時に定められた原状回復の範囲を照らし合わせていきます。この時にしっかりすり合わせをしていないと、後になってトラブルになってしまうことも考えられます。
現地調査をせずに、見積もりだけで作業に進んでしまうと、よりトラブルが起こりやすくなります。原状回復工事を実施する時は、現地調査が大切という点を覚えておきましょう。

■見積もり依頼
現地調査が終われば、見積もり段階に入ります。この時、費用だけではなく工事内容も明確に提示してもらってください。不明瞭な点があれば、見積もりが確定する前に確認しておかなければなりません。
場合によっては、見積もりだけで数回のやり取りをする可能性もあります。原状回復のスケジュールを立てる上で、業者との調整期間を考慮しておくと良いでしょう。見積もりの内容に納得できた後は、いよいよ工事の開始時期や完了予定日を決めていきます。費用と工事完了予定日も明確にしておきましょう。

■原状回復工事着工
見積もりとスケジュールが確定したら、施工業者と契約を交わします。ここで初めて、原状回復工事の発注を行います。
工事に着工したら、業者から進捗状況を定期的に報告してもらうようにしましょう。契約通り順調に進んでいるかどうか、要望が反映されているかを確認するためです。さらに、中間検査の実施も欠かせません。中間検査では、施工が終わると隠れてしまう部分の確認ができます。後になって貸主から指摘されることがないよう、確認しておくようにしましょう。

■施工完了
原状回復工事がすべて完了したら、再度確認するのが大切です。万が一、契約通りに施工されなかった場合には、追加工事の発注が必要でしょう。こうした不測の事態も踏まえて、スケジュールはゆとりを持って設定してください。最終チェックの段階では、管理会社や貸主にも連絡を取り同席してもらうようにしましょう。問題がなければ、晴れて引渡しとなります。

契約書に「経年劣化・通常損耗」の記載がなかった場合

なお、賃貸物件の契約書には「経年劣化・通常損耗」の記載がないケースも少なくありません。この場合、入居前もしくは契約する前の段階で、事務所内の状況をチェックしておく必要があります。すでに劣化している場所や摩耗箇所の写真を撮影しておくと良いでしょう。写真があれば、自分がつけた傷ではないことを証明できます。貸主側から傷の修繕費用を求められた場合は、その写真を提示し、工事費は貸主が負担してくれるのかを質問しましょう。

まとめ

今回は、オフィスを移転する際の原状回復について、基本情報を紹介しました。
オフィスの原状回復に関しては、賃貸借契約書 に明記されています。万が一、記載されていないことがあれば、契約段階で質問するようにしましょう。トラブルを避けるためにも、契約書を隅々まで確認しておくことが大切です。特に、特約部分は注意して確認するようにしましょう。経年劣化や通常損耗の扱いについて明記されているかどうかをチェックしてください。
また、「新しいオフィスを検討している」という方は、三菱地所リアルエステートサービスの「賃貸オフィス検索サイト」を利用してみてはいかがでしょうか。
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