サテライトオフィスとは

勤務形態の多様化を目指す「働き方改革」が推進されたこともあり、近年、多くの企業が導入しているのがサテライトオフィスです。サテライトオフィスとは、センターオフィス(企業や団体が本拠地として構えている事務所)とは別に、そこから離れたエリアに構える仕事場のことを指します。このサテライトには「衛星」という意味があり、センターオフィスを惑星に見立てて、惑星に対する衛星のように機能する場所として名付けられました。
サテライトオフィスには、自社のみが利用する専用型と複数の企業が利用する共同型の2パターンがあります。どちらのパターンでも、センターオフィスと同じように業務ができる設備や通信環境が整っているのが特徴です。

複数の利用者と共同で利用するスペースとは

サテライトオフィスの中でも、複数の利用者が共同で活用するスペースとして、「コワーキングスペース」と「シェアオフィス」があります。どちらも、コスト削減や生産性向上といった効果が期待できる形態です。それぞれの特徴について紹介します。

■コワーキングスペース
コワーキングスペースは「Coworking Space」と表記します。「Co」には「共同」という意味があり、直訳すると「共同で作業するスペース」です。名称からもわかるように、コワーキングスペースでは、作業スペースが個室に分かれていません。他の利用者とスペースを共有しながら仕事を行います。事務所スペースだけではなく、会議室や打ち合わせスペースなども共有するため、異業種間での交流が生まれやすいのが特徴です。

■シェアオフィス
シェアオフィスは、貸しオフィスの1つで、名称が表す通り複数の利用者でスペースをシェアして仕事を行う場所です。コワーキングスペースとほぼ同じ概念ですが、オープンスペースだけではなく個室を設けているところもあります。そのため、職種や作業内容によってプランを選びやすいのが特徴でしょう。シェアオフィスは、異業種間の交流をはかるよりも、集中して作業を行いやすい形態で、「シェアードオフィス（shared office）」とも呼ばれています。

コワーキングスペース・シェアオフィスを探す時のポイント

以下では、コワーキングスペースやシェアオフィスを探す際のポイントを紹介します。コワーキングスペースやシェアオフィスの契約を検討する総務または企業担当者であれば、以下のポイントを参考にしつつ探してみてください。

■利用料金
サテライトオフィスを選ぶ際の重要な要素の1つが、利用料金です。環境が良く、便利な立地にあったとしても、想定する予算をオーバーしていた場合は、契約するのは難しいでしょう。また、施設によって料金体系が異なる点にも注意が必要です。主に、月額費用を支払う形式とドロップイン（利用時間単位で支払う形式）の二通りに分かれます。
サテライトオフィスとして頻繁に利用する場合は、月額料金にしたほうが良いでしょう。そのほか、モーニングプランや週末限定プランなど、特殊な料金の割引プランを設けているケースもあります。従業員の働き方によってプランを選ぶことが大切です。また、施設によっては、入会金や年会費がかかることもあります。全体的なコストバランスを考えた上で検討するようにしましょう。

■アクセスのしやすさ
サテライトオフィスは、仕事を行うスペースです。 そのため、交通アクセスが不便な場所にあると、従業員の移動に対するコストがかかりすぎてしまいます。せっかくコワーキングスペースやシェアオフィスを借りたのに、アクセスが悪いと利用頻度が下がることも考えられます。
また、自宅からのアクセスだけではなく、クライアントとの打ち合わせに利用する点も考慮しておく必要があります。特に、商談や営業活動をする従業員が多い場合、できるだけ駅や街から近い場所がおすすめです。また、アクセスに関しては、さまざまな角度から検討した上で選ぶことが大切です。契約する前の段階で実際に現地を訪れて、駅からのアクセスをチェックしておくと良いでしょう。

■職場環境
作業スペースと共有スペースがしっかり分けられているかどうか、ワークスペースの広さは十分にあるかなどを確認するのがおすすめです。例えば、パソコンだけで作業をするのと資料を広げて仕事するのとでは、必要な広さは異なります。作業内容と照らし合わせながら、検討してください。
また、オフィスの周辺環境もサテライトオフィスを選ぶ上で大切なポイントです。コンビニや銀行など普段から頻繁に利用する施設が周りにないと、不便に感じることもあります。休憩時間に活用できる、飲食店や公園などの施設もチェックしておくと良いでしょう。

■機能・設備
業務をする上で必要な機能や設備が用意されているかどうかも、サテライトオフィスを選ぶ際のポイントの1つです。例えば、プリンターはあるけれど、利用枚数の上限が低ければ、印刷を多くする業種には向いていません。また、通信環境の確認も必要です。Wi-Fiの速度や安定性が悪いと、リモートワークに影響が出る可能性があります。
その他、法人登記や郵便物の受取対応といった、サービス面も注視すべき点でしょう。ビジネスでの信用度を上げるために、シェアオフィスを利用して法人登記をするケースもあります。ただし、施設によっては法人登記を許可していないところがある点には注意が必要です。また、個室を利用しなければ法人登記ができないというルールを設けているケースもあります。契約前によく確認しましょう。

■利用時間
コワーキングスペースやシェアオフィスは、24時間営業とは限りません。施設によっては、オープン・クローズの時間が決められています。従業員のワークスタイルによっては、利用時間に制限がないほうが使いやすいでしょう。一方で、制限がない場所は料金が高くなることもあります。コストとのバランスを考えて選ぶことが大切です。また、不特定多数の人が24時間出入りする上に、夜間は管理人を置いていない施設もあります。セキュリティ面を確認しておくことも必要です。

コワーキングスペースとシェアオフィスの違い

サテライトオフィスの形式には、コワーキングスペースとシェアオフィスがありますが、両者にはどのような違いがあるのでしょうか。違いをしっかり把握しておくと、サテライトオフィスを選ぶ際の参考になります。ポイントとなるのが、利用目的・機能・設備です。続いては、コワーキングスペースとシェアオフィスの違いについて紹介します。

■利用目的の違い
コワーキングスペースは、開放的な空間になっているのが特徴です。利用者同士でのコミュニケーションがはかりやすいため、異業種間での情報交換や新しいビジネスチャンスを探している企業に向いているでしょう。シェアオフィスの特徴は、個室形態を取っている施設が多いことです。コワーキングスペースよりも集中しやすい環境が作りやすいというメリットがあります。

■機能・設備の違い
コワーキングスペース、シェアオフィスともに、無料Wi-Fiや電源設備が整っていることが一般的です。その他、プリンターやフリードリンクが完備されているところもあります。シェアオフィスでは、集中して仕事ができるように配慮されており、個室とは別に会議室や電話ブースが設けられているところもあります。特に、他人に聞かれては困る商談や会議などがある場合は、こうしたサービスは便利だといえるでしょう。

働き方に合ったオフィスの選び方の例

サテライトオフィスを選ぶ際に大切なのが、利用目的に合ったタイプを選ぶことです。例えば、本社とは別に仕事場を設けたいと考えている場合や、営業部署としての拠点を設けたい場合などは、郊外に小規模なオフィスを借りると良いでしょう。その際は、営業先や仕事に集中できるエリアを選ぶのがおすすめです。短期間での利用もできるため、短期集中でクライアントを開拓したい場合にも向いているといえます。
一方、他社とのビジネスマッチングを狙う場合は、コワーキングスペースがおすすめだといえるでしょう。都心であれば好立地の施設もあるため、気軽に利用しやすい点も魅力の1つです。その他、本社としての機能を持たせたい場合は、シェアオフィスのほうが向いています。セミナーや研修室として利用することも可能です。
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コワーキングスペース・シェアオフィスのメリットと注意点

サテライトオフィスとひと口にいっても、使い方によって形態が異なります。どのタイプのサテライトオフィスにするかを選ぶためには、形態別のメリットを把握しておくことが大切です。以下では、サテライトオフィスに向いているコワーキングスペースとシェアオフィスそれぞれのメリットと注意点を紹介します。

■コワーキングスペースのメリットと注意点
一般的に、賃貸でオフィスを借りると敷金や礼金がかかりますが、コワーキングスペースでは、こうした初期費用が抑えられます。また、コワーキングスペースは、空いている席を自由に使える形態を採用しているところが多く、カフェで仕事をするように使える気軽さも魅力でしょう。利用回数が少ない場合は、月額制ではなくドロップインを選択すれば、無駄なコストを削減できます。
注意点として挙げられるのは、従業員が集中できない可能性がある点です。コワーキングスペースは、他の利用者と交流できる一方、不特定多数の人が集まることで気が散ってしまうこともあります。加えて、セキュリティ面でのリスクも考えられる他、人気があるコワーキングスペースは、席が確保しにくいこともあります。 席が確保できない場合、仕事時間が削られてしまうでしょう。

■シェアオフィスのメリットと注意点
シェアオフィスも、コワーキングスペースと同じく、初期費用を抑えて利用できる点がメリットです。月額利用料や共益費のみでの利用できる上、設備や機能に関する料金も含まれているケースが多いのでランニングコストも抑えやすいでしょう。
また、個室が使えるため、コワーキングスペースよりも従業員が集中しやすい環境が整っています。会議室やラウンジが完備されているところもあります。さらに、実際に拠点を構えるように利用できる点も魅力です。 共同スペースでは、他の利用者とのコミュニケーションをはかりやすく、集中する時間と交流とのバランスが取りやすいでしょう。
しかし、個室があるとはいえ、施設内には不特定多数の人が出入りするため、セキュリティ面に不安が残ります。また、作業音や話し声で集中しづらくなる可能性もあるでしょう。さらに、設備や機能を使うために、追加費用が発生するケースもあります。

まとめ

今回は、サテライトオフィスの基本情報や選び方などを詳しく紹介しました。サテライトオフィスを活用すると、業務効率が上がったりコスト面を抑えられたりするなど、さまざまなメリットがあります。より効率的にサテライトオフィスを利用するためには、使用目的や業務形態に合わせて、コワーキングスペースもしくは、シェアオフィスのどちらが適しているか考えることが大切です。
それぞれにメリット・デメリットがある他、利用する施設によって機能や設備も異なります。しっかりと特性やコスト面を把握した上で、自社に合った場所を選ぶようにしましょう。