センターオフィスの役割
センターオフィスとは、端的にいえば「本社機能を有するオフィスのこと」です。その特徴からセントラルオフィスやコアオフィスと呼ばれることもあり、仕事場の中枢としての役割を果たすことが求められます。近年は、リモートワークやコワーキングなどのワークスタイルが普及しており、働く場所の分散化が進んでいます。しかし仕事場の分散化は、コミュニケーション不足やチームワークの低下などのさまざまな弊害が生じる可能性がある働き方です。
センターオフィスの役割は、仕事場が分散することで生じるさまざまな弊害を解消し、仕事の質や生産性を向上させることにあります。新しいワークスタイルに対応したセンターオフィスを構築することで、リモートワークの課題を解決できるでしょう。
■センターオフィスの役割の具体例：①経営理念や経営戦略を共有する
リモートワークが浸透して仕事場が分散すると、経営者と従業員が触れ合う機会が減るため、経営理念や経営戦略などが従業員に浸透しにくくなります。経営理念や経営戦略は企業活動の根本となる重要事項であるため、すべての社員に共有することが大切です。
センターオフィスは、経営者と従業員が実際に対面できる場所のため、経営戦略や経営理念などがリモートワークよりも社員に伝わりやすいでしょう。また、実際に経営者と従業員が顔を合わせることで言葉だけでは伝えられない経営者の熱い思いも伝えられるため、従業員のモチベーション向上も期待できます。
経営理念や経営戦略をすべての社員で共有することにより、経営者と従業員の間に一体感が生まれ、一丸となって業務を推進できるでしょう。このように、センターオフィスは経営理念や経営戦略を共有するという重要な役割を担っています。
■センターオフィスの役割の具体例：②他部署との連携を促進する
リモートワークが浸透すると、他部署と連携が上手くいかなくなるケースがあります。対面であれば簡単に済ませられる内容であっても、リモートワークの場合は手間と時間がかかるため、生産性低下の原因となることがあるでしょう。特に総務や経理、人事などのコーポレート系の部署は、コミュニケーション不足が原因でさまざまな問題が深刻化することもあります。
また、リモートワークの場合は他部署の人と雑談することはほとんどありません。そのため、雑談を通じて得られるアイディアや情報が入手しにくくなってしまいます。センターオフィスはこれらのリモートワークの弊害を解消し、すべての社員が一堂に集まることで他部署との連携を促進させる役割を担います。
■センターオフィスの役割の具体例：③社員の多様な働き方を実現させる
センターオフィスは、社員の多様な働き方であるABWを実現させる役割を担います。ここでいうABWとは「Activity Based Working」の略語で、働く場所や時間を自由に決められるワークスタイルのことを指します。センターオフィスに社員が自由に利用できるフリースペースがあると、社員は気軽に通ってフリースペースで業務可能です。
また、子育て中の社員はリモートワークをする際、子供が騒いで業務に集中できない場合があります。そういった場合は、今まで通りセンターオフィスに通勤することで、自分の業務に集中することができるでしょう。このように、センターオフィスは社員の多様な働き方を実現させる役割があります。多様な働き方を実現するためには、フリースペースや会議ブース、リフレッシュスペースなど多彩な仕事場を社員に対して提供することも大切です。
センターオフィスとリモートワークの関係性
リモートワークが浸透して仕事場の分散化が進むと、「会社に通勤して働く」という意味が薄くなります。リモートワークで業務の大半ができるのであれば、会社に通う必要はありません。そのため、これからのオフィスには「社員が会社に通いたくなるような新しい意義付け」が必要になるでしょう。特に、仕事場の中核となるセンターオフィスは「自宅やサテライトオフィスにはない機能がある場所」にすることが重要です。
リモートワークの弊害の1つは、社内のコミュニケーション不足による生産性の低下です。センターオフィスには、対面のコミュニケーションが円滑にできる機能が求められるでしょう。また、従業員のモチベーションを高めるために、従業員がオフィスに通いたくなるような環境を整備することも必要です。これらを踏まえた上で、センターオフィスにはどのような機能が必要なのか具体例を紹介します。
■センターオフィスの機能例：①従業員がリフレッシュできる機能
長期間にわたりリモートワークを続けていると、マンネリ化によって生産性の低下を招く恐れがあります。センターオフィスには、社員のストレスが解消できるような機能があると良いでしょう。リフレッシュできる機能例として、庭園や屋外テラスなどのリフレッシュ空間をセンターオフィスに整備していることが挙げられます。リフレッシュ空間を利活用することで、仕事に対するモチベーションも高まるでしょう。
また、通勤がしやすい場所にセンターオフィスを構えることも、従業員の通勤負担の軽減につながります。移転場所を決める際は最寄り駅からの距離だけでなく、地下鉄出口からの屋根対応や、駅からオフィスまで通じる地下歩道などもチェックしておくと良いでしょう。
■センターオフィスの機能例：②コミュニケーションを円滑にする機能
センターオフィスには、コミュニケーション不足による生産性の低下を防ぐために、対面でのコミュニケーションを円滑にできる機能も必要でしょう。定例会議や打合せなどはリモートワークでもできます。しかし、雑談はリモートワークで行うのは困難です。センターオフィスにレストゾーンやリフレッシュスペースがあれば、リラックスしながらコミュニケーションを取れるでしょう。
また、フリースペースや打ち合わせスペース、カウンター席などがあれば、プロジェクトチームのメンバーが集まって気軽に打ち合わせることができます。このように、センターオフィスにコミュニケーションを円滑にするための機能が備えられていると社内の風通しが良くなり、生産性の向上につながるでしょう。
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センターオフィスを構築するときのポイント
センターオフィスを構築する際は、リモートワークの課題を解消できるオフィスにするのが大切です。個人の仕事に集中するのは、リモートワークでも可能です。しかしリモートワークだけの場合、コミュニケーションが希薄になりやすいでしょう。特に、社員同士でカジュアルな雑談がしにくい点は、リモートワークのデメリットの1つです。
またリモートワークでは細かなマネジメントが難しく、仕事の進捗管理や社員の労務・勤怠管理、人事評価などに弊害が生じます。適切なマネジメントができない場合、社員のモチベーションが下がり、生産性の低下や離職率が上がる原因になるでしょう。
オフィスは、社員のモチベーションやポテンシャルを引き出せるような環境・空間にする必要があります。そのためには自社オフィスが抱える課題の調査・分析は重要な要素の1つです。分析結果からは、オフィスの課題を見つけ出せます。その課題に対する改善計画をもとにセンターオフィスを構築すれば、リモートワークの課題を解決したセンターオフィスを構築できるでしょう。課題を解決できるオフィスを構築する際は、新オフィスへの移転や現オフィスを継続使用するかの判断も必要になってきます。
■自社オフィスが抱える課題の調査・分析
センターオフィスを構築する際は、自社オフィスが抱える課題の調査・分析が必要です。社員の協力のもとに意見交換会やアンケート調査を行い、調査結果を分析すれば自社オフィスが抱える課題を明確にできます。自社オフィスが抱える課題の例として、デスクレイアウトやオフィス環境、オフィスの防火・耐震性能、リフレッシュスペースの必要性などが挙げられます。
分析結果から改善方法を模索し改善案を立案・計画することで、自社オフィスが抱える課題を解決できる理想的なセンターオフィスの全体像が見えてくるでしょう。
しかし社内では対応できない場合は、コンサルティング会社に調査・分析を依頼し、改善策の提案をしてもらう方法があります。専門家に任せることで精度の高い調査・分析が可能になり、生産性の向上につながるセンターオフィスを構築できるでしょう。プロの専門家に調査・分析を依頼する際に「オフィス環境の調査・分析サービスを利用したい」、「調査・分析だけでなく、改善策の提案もお願いしたい」というご担当者様は、三菱地所リアルエステートサービスの『Office Well』を活用してみてはいかがでしょうか。
当社の「Office Well」は、オフィスの調査と分析を行い、最適なオフィス改善シナリオをご提案するサービスです。オフィスに関する課題を可視化して、生産性の向上につながる改善策をご提案しています。Office Wellの具体的な機能や導入事例については、以下のページをご参照ください。
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■新オフィスへの移転・現オフィスの継続を決める
自社オフィスが抱える課題の調査・分析にもとづいて改善計画を立案した後は、改善計画が現在使用しているオフィスで実現できるか、よく検討する必要があります。実現不可能な場合は、新オフィスに移転することも視野に入れておきましょう。
例えば、デスクレイアウトに問題がある場合、現オフィスでもデスクの配置を換えるだけで課題を解決できるケースがあります。しかし、リフレッシュスペースを設けたいときに、オフィスの面積が足りていない場合は実現するのは困難です。また、現オフィスの通勤アクセスの改善を図る場合は、通勤しやすい場所にセンターオフィスを構える方が望ましいです。
新オフィスへの移転・現オフィスの継続を決める際は費用対効果も考慮して、総合的に判断する必要があります。一方、移転が必要と結論が出ても、日々の業務を行いながら移転手続きを円滑に進めることは容易ではありません。三菱地所リアルエステートサービスは、「現オフィスを継続する場合の対応策の提案」や「移転手続きから移転完了まで」を、一括でサポートいたします。
まとめ
リモートワークを行っている企業の場合、ワークプレイス（仕事場）の拠点となるセンターオフィスの役割は重要です。新しい働き方に合わせてセンターオフィスの役割や機能などを見直すことで、リモートワークの課題を解決できるでしょう。
リモートワークの課題としては、社内コミュニケーションが希薄になることが挙げられます。そのため、センターオフィスには社内コミュニケーションを円滑にできる機能を設けて、従業員が通いたいと思える拠点にすることが大切です。
リモートワークの課題を解決できるセンターオフィスを構築するには、自社オフィスが抱える課題を調査・分析しましょう。調査・分析をもとに改善計画を策定した上で、新オフィスへの移転もしくは現オフィスの継続を決定します。
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