昨今、働き方改革の一環として、会議のあり方も見直されています。会議を「円滑なコミュニケーションの場」や「アイデア創出の場」にすべく、会議室の環境や数を見直す企業が増えています。オフィス移転を検討している方の中には、「より快適な空間で会議自体の質を高めるためには、どのようなタイプの会議室を、いくつ設置すれば良いのか」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、会議室に必要な広さや、稼働率からみる適正な会議室数の考え方などを紹介しています。ぜひご一読ください。

会議室に必要な広さとは

会議室の環境について検討する際に、まずは会議室の適切な広さを知る必要があります。一般的に、会議室に必要な一人当たりの面積は2～3㎡が目安といわれています。
また、執務エリアの一人当たりの面積は約7~8㎡、執務エリア・会議室エリアなども含めたオフィス全体の一人当たりの面積は、12~14㎡程度といわれています。会議室エリアは、執務エリアと比較すると必要な什器が少ないため一人当たりの面積も小さくなります。

■トレンドによるオフィス・会議室の広さの変化
オフィスの広さや会議室の広さは、働き方の変化や社会のトレンドに影響されるため、年ごとに変動があります。 例えば、オフィス全体における各エリアの構成比率は、執務エリア・会議室エリアの割合が徐々に大きくなっています。
執務エリアの一人当たりの面積は、2000年頃から年々縮小傾向にありましたが、2021年頃から再度拡大傾向に転じました。これは、オフィスに対する考え方の変化が影響していると考えられます。仕事の内容や目的に合わせて社員が自ら働く場所を選択するABW（Activity Based Working）という考え方が普及し、それに対応するオフィスが増えたことが要因と推測されます。
ABWに対応しているオフィスは、執務エリアを大きく確保し、その中にコミュニケーションが取りやすいカフェスペースやミーティングスペースなど多様な場を用意する、というレイアウトが多いため、執務エリアの一人当たり面積は広くなります。
また、昨今はオンライン会議が増えているため、音や視線に配慮した会議室が必要となっており、1～4名程度で使用できるサイズの会議室の需要も増えています。そのため、設置する会議室の個数も多くなり、結果的に会議室エリアの割合も大きくなっていると考えられます。
▽ABWについての記事はこちら
ABWを導入するメリット・意味とは？

使用人数別の必要面積やレイアウト

会議室の適正面積は、利用人数や目的によって変わります。ここでは、利用人数別に一人当たりの所要スペースなどを解説し、レイアウトのポイントを紹介します。

■1～4人で使用する場合
 ・部屋の広さ：6㎡程度
 ・座席の幅：70〜80cm

小規模な会議であれば、オープンスペースの利用も検討すると良いでしょう。クローズ型の会議室は、機密性の高い情報を扱う会議や、集中して議論を交わす会議などに適しています。それに対して、オープンスペースは気軽にコミュニケーションを取りたい時や、突発的に打合せを行いたい時などに適しています。会議の目的や内容に合わせて選択が出来るよう、適切なスペースを準備しましょう。

■5～8人で使用する場合
 ・部屋の広さ：15～20㎡
 ・座席の幅：60〜80cm

中規模な会議を行う会議室では、ある程度の広さが必要となります。広いスペースが用意できない場合は、一人当たりのスペースを少し狭めて幅60～70cmで計算すると良いでしょう。しかし、一人当たりのスペースが小さくなると作業に使えるスペースも狭くなるため、利用用途も限られます。手元で各々PCなどを開くような会議には向きませんが、研修やプレゼンテーションなどの用途には適しています。

■9人以上で使用する会議室の場合
 ・部屋の広さ：20㎡～
 ・座席の幅：60〜80cm

大規模な会議室は、打合せのほか、セミナーや発表会など様々な用途での使用が想定されます。人数や利用頻度を考慮して、適切なスペースを確保しましょう。30人以上での使用を想定する場合には、最低でも60㎡程度のスペースを確保することが望ましいでしょう。
また、人数が多い会議室では一人当たりのスペースが小さくなる傾向にあります。そのため、会議出席者にとって圧迫感の無いレイアウトにすることが必要です。ディスカッションを行う場合はテーブルを島形に配置し、研修やセミナーではテーブルを使わずイスだけを配置する、というようにレイアウトを工夫することでより快適に利用することができます。

会議室のレイアウト

会議室のスペースを最大限利用するために、適切なレイアウトを選択することも重要です。一般的な会議室で多く利用されている５つのレイアウトを紹介します。

 ・コの字形式
 ・対面形式
 ・島型形式
 ・スクール形式
 ・シアター形式

■コの字形式
テーブルを「コ」の字型に並べるレイアウトは、中央の空きスペースにプロジェクターを設置できるため、資料を投影しながら進める業務報告会議やプレゼンテーションなどに適しています。
このレイアウトは、資料を見ながらの議論がしやすく、参加者同士や発表者の顔が見やすいというメリットがありますが、テーブルを配置できないデッドスペースが生まれやすいレイアウトであることから、前段でご紹介した「一人当たりに必要な会議室の面積」の目安以上の広さが必要です。

■対面形式
対面形式のレイアウトは、テーブルを挟んでお互いに向かい合った状態で座ります。相手の表情やジェスチャーが見えやすく、コミュニケーションを取りやすいため、取引先との打ち合わせなどに適しています。
特に少人数で議論するような場面で利用しやすいというメリットがある一方、参加人数が多くなった場合には、テーブルの両端の方が議論に参加し辛いというデメリットがあります。

■島型形式
島型形式とは、複数の席を1つの島に見立て、会議室内にいくつかの島を配置するレイアウトです。同じ島に座る参加者の反応やリアクションを見ながら議論ができるので、グループワークを行う研修などに活用できます。
少人数のグループに分けることで一人ひとりが発言する機会を増やし、グループごとの成果を比較しやすいメリットがある一方で、グループ内のディスカッションや制作がメインとなるため、他グループの参加者と交流を持つ機会が制限されてしまうというデメリットもあります。

■スクール形式
スクール形式とは、教室のように全てのテーブルやイスが同じ方向を向くように並べるレイアウトです。正面に立つ講師や話し手に視線を集めやすいため、社員研修やセミナーなどに適しています。
登壇する人の目線からは参加者の表情が見やすいというメリットがありますが、参加者同士の交流やディスカッションが発生しにくいというデメリットもあります。

■シアター形式
シアター形式とは、同じ方向を向くようにイスだけを並べるレイアウトです。スクール形式と異なるのは、テーブルを配置しないことです。スペースを最小限にできるため、大人数の参加が可能で、入社式や講演会などに適しています。
テーブルを利用しないため会議室を広く利用でき、会場設営の手間もかかりにくいというメリットがある一方で、参加者がPC等でメモを取ることが難しいというデメリットがあります。

稼働率から見る会議室の適正数

次に、会議室の適正数を知るために、会議室の「稼働率」に注目してみましょう。より快適に働くためには、「使いたい時に会議室の予約がとれるかどうか？」という視点も大切です。ここでは、会議室の適正な稼働率やその計算方法を詳しくご紹介します。

■会議室の適正稼働率は65～70％程度
会議室は稼働率が高ければ良いという訳ではありません。稼働率が高すぎると、社員が利用したいタイミングで空きがないなどのストレスに繋がるためです。一般的に、会議室の稼働率は65～70％程度が適正値といわれています。
稼働率が75％以上になると利用したい時に予約を取れないケースが増え、急なミーティングの際にスペースがないということが起こります。稼働率が低すぎる場合は、会議室としてではなく他の用途で利用するほうがスペースを有効活用できます。このように、稼働率に応じて会議室数の見直しが必要です。

■適正な会議室数・稼働率を保つことは、業務効率化にも繋がる
会議室の稼働率を適正に保つことでどのようなメリットがあるのでしょうか。コクヨ株式会社が豊島区との共同研究として行った実証実験をもとにみていきましょう。
この実験では、豊島区総務部人事課執務室内の会議室が不足しているという課題に対し、定員10名の会議室を6名用と4名用の2つの会議室に分割し、会議室数の変化による影響を調査しました。
2分割運用を開始したことで、会議室の予約が取りやすくなったかという質問には93％の職員が「とてもそう思う／そう思う」と回答しました。
実証実験中の予約枠は1部屋運用時に比べ単純に2倍になります。多人数利用や情報機密の理由から左右同時利用をした場合も含め、定時内における会議室稼働率を算出した結果、利用時間が多い月でも70％台に収まっていました。一般的な適正稼働率と比較すると若干の上振れが見られる月もありましたが、おおむね70%台を維持できたことが、「予約のとりやすさ」に関する職員満足度に繋がったのだと推察できます。
また、始業前や終業後の定時外利用時間が大幅に減少したほか、会議1件あたりの利用時間も減少しました。82%の職員が「以前に比べ、予約時間の適正化を意識している」と回答しており、職員の意識改革や業務効率化にも効果があったようです。

企業によって会議室の利用状況や用途も異なるため、自社に合う適切な会議室数の検証が必要になります。会議室数の見直しに取り組むことで、限られたオフィス空間の有効活用ができるだけではなく、業務効率化や、社員の会議時間に対する意識改革も期待できます。
出典：「フェーズフリー発想」の空間づくりによる日常時の生産性向上を検証　豊島区人事課会議室における実証実験＜最終報告＞

■稼働率の計算方法
会議室の稼働率とは、「会議室を利用できる時間」と「実際に利用された時間」を割合で表したものです。稼働率を求める計算式は下記の通りです。

稼働率（％）＝利用時間÷利用可能時間

例えば、1日12時間利用できる会議室において、利用時間が計8時間の場合、稼働率の計算方法は下記の通りです。

稼働率＝8時間(利用時間)÷12時間(利用可能時間)＝66.7％

この会議室の稼働率は66.7％で、適正稼働率の範囲内であると言えます。
上記の計算式を元に算出した稼働率が高すぎる場合には、会議室の数を増やしたり、1つの会議室を2つに分割したりすることで、会議室の予約が取りやすくなるでしょう。適切な稼働率を維持できれば、会議室の空き状況に合わせてスケジュール調整をするという場面も減り、業務効率化も期待できます。

最適な会議室の面積・レイアウト・数を検証しましょう

会議室は、社内の業務報告や取引先との打ち合わせだけではなく、セミナーや説明会にも利用されます。会議室が狭すぎると、会議に集中できないこともあるため、人数や用途に合わせて会議室の面積やレイアウトを検討することが大切です。定期的な大人数での利用が想定される場合には、可動式パーテーションで区切られた連結可能な会議室の設置を検討してみてもいいでしょう。また、自社の会議室の稼働率を検証し、最適な会議室数を導き出すことは、結果的に業務効率化にも繋がります。

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