オフィス移転が集中する時期とは？

オフィスの移転は、大掛かりな移転作業や高額な移転費用が生じます。そのため、決算期や節税対策によって、移転が集中するタイミングがあります。

• 決算期と重なる1～3月
• 新体制が落ち着く5月
• 年末に向かう9～12月

上記の時期にオフィス移転が集中する理由は、以下の通りです。

■決算期と重なる1～3月
1～3月は、決算期を迎える企業が多い時期です。移転費用は高額なため、期中に経費計上をしたいなどの目的で、決算期にあわせて移転を検討される企業が少なくありません。 国税庁が発表している「決算期月別法人数」によると、決算期が3月の企業は約2割を占めています。また決算期でなくとも、4月に向けて、移転をする企業もあります。こういった事情から、1～3月にオフィス移転が集中する傾向にあります。

■新体制が落ち着く5月
多くの企業では、4月に新入社員の入社や組織の再編成があります。5月は新入社員の研修も一段落し、各部署に新たな人材が配属される時期であり、新体制を新オフィスで始動したいという考えから、5月にオフィス移転を実施する企業が多い傾向にあります。また、ゴールデンウィークには大規模な移転作業を長期休暇中に進められるという利点もあります。

■年末に向かう9～12月
9月や12月も多くの企業の決算期であるため、年末に向けたこの時期も、オフィス移転が集中する傾向にあります。国税庁によると、9月決算・12月決算の法人は、それぞれ全体の約1割。3月決算・9月決算・12月決算だけで全体の4割を占めています。また、9月にはシルバーウィーク、12月には年末年始と長期休暇が重なる時期なので、大規模なオフィス移転作業を進めやすいこともポイントです。

オフィスの移転におすすめの時期

オフィス移転の繁忙期とその理由を踏まえ、オフィス移転に向いているタイミングをご紹介します。

• 移転業者の閑散期にあたる6～8月
• 節税対策なら決算期
• 大型連休中の移転も選択肢の一つ

これらの時期がオフィス移転に適している理由は、以下の通りです。

■移転業者の閑散期にあたる6～8月
オフィスを移転するなら、移転業者が閑散期となりやすい6～8月がおすすめです。移転業者の繁忙期は、運搬トラックや人材の確保が難しくなり、移転費用が値上がりする傾向にあります。繁忙期である1～3月は、移転を希望する日時に引き受けてくれる業者が見つからない可能性もあり、同様の移転条件でも閑散期である6～8月比較すると料金が大きく異なります。繁忙期を避けることは、予定通りに移転作業を進め、オフィス移転費用を抑えるうえで重要です。

■節税対策なら決算期
決算前に経費を消化できれば節税につながるため、決算期に合わせてオフィス移転する、という考え方もあります。ただし、3月・4月は、前述した通り移転業者の繁忙期でもあります。運搬する什器の数、大きさなどによって移転のスケジュールは変わるため、できるだけスケジュールに余裕を持って移転業者とのすり合わせを行いましょう。

■大型連休の移転も選択肢の一つ
大型連休中の移転は、通常業務への支障が少ないという点でおすすめです。ただし、ゴールデンウィーク（4月末～5月）、お盆（8月）、シルバーウィーク（9月）、年末年始（12月末～1月）といった大型連休中は、移転が集中します。決算期と同様に、少なくとも2～3ヶ月前までには移転業者を決定し、スケジュールの調整を行いましょう。

オフィス移転は従業員のモチベーションや対外的な企業イメージに大きな影響を与えるため、これを機に企業改革を起こしたいと考える企業は増えています。更に、移転の効果を最大限に活かすには、プロジェクトを立ち上げ、移転要件を満たした物件を検討し、オフィスを構築していく必要があります。移転の目的が定まっていなければ、逆効果になってしまうこともあるでしょう。
そうならないよう、専門知識を持った企業と協力して現オフィスの問題点を洗い出し、解決策を明確にすることが大切です。

三菱地所リアルエステートサービスは、オフィス移転コンサルティングのプロフェッショナルです。オフィスの現状調査・課題分析から移転後のアフターフォローまで、総合的なサポート体制で理想のオフィスを作るお手伝いをいたします。また、オフィス移転をご検討中の方、新しいオフィスをお探しの方に向けて、賃貸オフィスの仲介も行っております。オフィス移転についてお悩みのご担当者様は、お気軽にご相談ください。

三菱地所リアルエステートサービスへのご相談はこちら

オフィス移転準備のタイムスケジュール

オフィス移転の準備は、大きく4つのステップに分けられます。まずは大まかなスケジュールを立てたうえで、完了までの全体像をイメージしましょう。

• 現状調査（移転18ヶ月以上前まで）
• 移転プロジェクトの立ち上げ（移転15ヶ月以上～13ヶ月前まで）
• 移転要件の定義・物件の選定（移転14ヶ月～9ヶ月前まで）
• オフィス構築・移転（移転11ヶ月前～開業まで）

オフィス移転準備時のタイムスケジュールで気をつけたいポイントを紹介いたします。

■物件は移転14ヶ月～9ヶ月前までに探しておく
スムーズにオフィス移転を進めるプロセスとして、物件は移転9～14ヶ月前を目処に探しておくことが大切です。
まずは物件選びの軸を定めるために、移転後のオフィスに必要な条件を洗い出しましょう。その条件に優先順位をつけて、移転要件を定義します。
移転要件に則した物件を比較検討するには、エリアの情報やオフィス市況に精通している必要があり、自社で対応するのは難しいため、物件探しは仲介会社の力を借りながら進めるのがおすすめです。最終候補の物件に対して条件交渉を行い、交渉が成立すれば賃貸借契約を締結します。

■オフィスレイアウトは移転6ヶ月前までに決めておく
新オフィスのレイアウトは、移転6ヶ月前までには決めておきましょう。オフィスレイアウトは業務効率に影響するため、明確なプランニングが重要です。移転目的に経営陣・現場の意向を加えて、設計要件に反映させましょう。
また、レイアウトプランの責任者に移転目的やオフィスの方針を詳細に共有しておくことで、より移転目的に沿ったレイアウトに近づけられます。オフィスのレイアウトが決まったら、ビルインフラの工事設計やセキュリティ設計に進みます。

■原状回復工事は現オフィスの解約告知後に依頼
移転先が決まったら、現オフィスの貸主に対し解約告知をした後、原状回復工事の見積もりを取ることが一般的です。
オフィスの原状回復工事費用は、基本的に賃借人の全額負担であるため、賃貸借契約書で原状回復義務の範囲を確認しましょう。工事業者については、賃貸借契約書の中に業者が指定されている場合があります。もし工事業者の指定がないのなら、自社で工事業者の選定が必要です。工事業者に見積もりを出してもらい、条件に合意した場合は発注を行いましょう。

▽オフィス移転のスケジュールについてはこちらから
オフィスの移転計画から完了までの流れとポイントを解説

▽原状回復工事の詳細はこちらから
オフィスの原状回復にかかる費用を支払うのは借主？その理由とは

オフィス移転を検討すべきタイミング

余裕を持たせたスケジュールを組むべきだと分かっていても、どのタイミングでオフィス移転の検討を始めるべきなのかお悩みの方もいるでしょう。ここでは、オフィス移転の検討を開始すべきタイミングを紹介します。

■現オフィス契約更新の1年半前
オフィスの解約予告期間は、一般的な賃貸借契約では6ヶ月前に設定されています。しかし、移転先が決定していない状態で現オフィスの物件契約の解約手続きを行うのは、現実的ではありません。移転先を決定するためには、まず移転の目的を明らかにして計画を策定し、物件の要件定義をしたうえで、条件を満たしている物件を比較・検討する時間が必要です。
また、現オフィスの賃貸借契約の解約手続きは、新オフィスの契約締結と同時に進めます。そう考えると、遅くとも契約更新の1年半前（18ヶ月前）にはオフィス移転について検討を始めたほうがいいでしょう。移転9ヶ月前までに、新オフィスの最終候補と条件交渉できるように逆算し、余裕を持ったスケジュールを組むことが理想的です。

■社員の増員・減員があった時
社員数が1～2割ほど増減し、企業の規模とオフィスの面積が合わなくなってきたら、移転を検討しましょう。増員によってオフィスが手狭になる場合、業務効率の低下や組織体制の制限といった支障が生じる可能性があります。一方、減員した場合、広すぎるオフィスは手に余るだけでなく、その分の賃料も支払い続けなければなりません。社員の増員・減員があった時、もしくは将来的に増員・減員の計画がある場合には、オフィスの面積に課題が生じる可能性があるため、オフィス移転を視野に入れましょう。

■現オフィスが老朽化していると感じた時
近年では、防災対策の一環としてオフィスの移転を検討する企業も増えています。現オフィスの築年数が古く、老朽化や耐震性能が気になるのであれば、万が一に備えて移転を考えたほうがよいかもしれません。老朽化で外壁タイルや看板部品が落下して人身事故に至ったケースも報告されており、地震によって建物が崩壊するおそれもあります。
老朽化したオフィスの移転は社員の安全確保につながるほか、適切な老朽化対策が行われているビルへ移ることで、防災対策のコスト削減にもつながります。

■周辺環境が変化した時
オフィス市況によっては、賃料の値上げ交渉を持ちかけられることがあります。近隣オフィスと比較して妥当な賃料か、その賃料が自社に見合っているかどうかを判断しましょう。オフィスを移転することで、賃料を下げられたり、同じ賃料でより広いスペースを確保できたりします。
また、業務に支障が出るほど周辺環境が悪化している場合もオフィスの移転を検討した方がよいでしょう。

■自社の企業イメージを変えたい時
オフィスの立地や内装デザインは、企業のイメージに直結します。そのため、企業のイメージアップ戦略のためにオフィスの移転やリノベーションが実施されることも珍しくありません。求人を出してもなかなか人員確保につながらないという課題をお持ちなら、労働環境を一新するのも一つの手法です。移転後、「ここで働きたい」と思われるようなオフィスをデザインすれば、求職者の応募増加に繋がる可能性も期待できます。

まとめ

今回は、オフィス移転におすすめの時期や、移転を検討すべきタイミングについてご紹介しました。
移転を実施したい時期が移転業者の繁忙期にあたる場合は、移転を計画通りに進めるために、スケジュールに余裕をもって移転業者とのすり合わせを行うとよいでしょう。また、移転費用を抑えたい場合は、移転業者の閑散期に移転を実施することも一つの方法です。
昨今、経営課題解決へのアプローチとして「オフィス」のあり方が見直され、その一環としてオフィス移転が検討されるようになりました。オフィスの移転によって、生産性の向上や社員のモチベーションアップが期待できます。一方で、移転コンセプトが曖昧だったり誤ったプロセスを踏んだりしてしまうと、コストに見合わない結果になることもあります。オフィス移転は部門を横断して全社的に行われることが多いため、移転のプロセスも重視し、計画的に進めていく必要があるでしょう。

▽オフィスをお探しの方
オフィス検索はこちらから

▽マーケット情報はこちらから
大型オフィスビル空室率情報一覧