「オフィスが手狭になってきた」「働き方が変わった」など、オフィス移転を検討するタイミングは色々とありますが、まずは現オフィスの課題を把握し、その解決策がオフィス移転なのか、レイアウト変更なのか、もしくはサテライトオフィスの新設なのか、様々な視点から検討をすることが重要です。
さらに、最適なオフィス環境を整えるためには新オフィスに求める条件を感覚的に把握するのではなく、現オフィスのデータを収集し、定量的に課題を把握することが必要不可欠です。この記事では、現オフィスの課題を見つけるための「オフィスの現状調査」についてご紹介します。

オフィス移転計画の全体の流れについては、こちらの記事をご一読ください
オフィス移転計画は現状調査から！移転完了までの流れを徹底解説

オフィスの現状調査とは？

オフィス移転を考える際に、初期段階で重要となるのが「オフィスの現状調査」です。現オフィススペースの利用状況や、従業員の働き方などの調査を行い、課題を発見することを目的としています。

■現状調査で得られる効果とは
オフィスの現状調査で得られる最大の効果は、 感覚的に把握している現オフィスの課題を、データで定量的に把握することができるということです。また、調査を通じてこれまでに認識できていなかった隠れたニーズを顕在化させることもできるでしょう。また、全従業員にオフィスに対する意識調査を行うことで、各階層の従業員の意見を定量化することができます。新しいオフィスに対して、説得力のある方針決定ができることも現状調査の効果の一つと言えるでしょう。

■主な調査項目について
オフィスの現状調査の一例として、以下のような項目があります。各調査の詳細について解説します。

スペース稼働率調査
従業員の社内での位置情報を確認する機器（センサー等）を使用して一定期間データを収集し、執務室や会議室、打ち合わせスペースなどの利用状況や人数、さらに時間帯別・曜日別の傾向などを分析します。このような調査をすることで、新しいオフィスに必要な各スペースの大まかな面積、会議室の数などを予測することができます。

会議室の面積や適正数については、こちらの記事もご一読ください。
会議室の面積はどのように決める？適正数とは？検証のポイントを解説！

ロケーション調査
オフィスの立地は、従業員の通勤や取引先との営業活動などに大きく影響するため、移転先を検討する際には事前調査を行うことが重要です。現在の従業員の居住エリア分布を可視化し、「居住エリアから現オフィスへのアクセス」「居住エリアから新オフィス候補地へのアクセス」の両パターンでシミュレーションを行うことで、通勤時間や交通費への影響を予測します。

従業員意識調査
現オフィスの立地、ビルのスペック、オフィスレイアウトなど各要素に対する従業員の満足度と優先度のヒアリングを行います。従業員満足度が低い項目を特定し、それらを改善することで従業員のニーズに合ったオフィス環境の構築に繋げられます。

例えば、下記のような項目について「優先度」と「満足度」の調査を行った結果、【優先度は高いが、満足度が低い項目】は改善が必要な項目と考えられるでしょう。そして【優先度は低く、満足度が低い項目】は改善の余地はありますが、他に優先すべき項目があればそちらを先に解決すべきと考えられます。

現オフィスの課題と、それらの解決優先度も見えてくることで、新オフィスに求められる要件がわかりやすくなるでしょう。

現状調査から導き出される、オフィス改善のための戦略

オフィス移転、オフィス改善を成功させるためには、現状調査の結果を適切に分析し、それに基づいた戦略を立てることが重要です。ここでは現状調査に基づく改善策の計画方法と、改善策実施後の効果測定とフィードバックについて詳しく解説します。
これらのポイントを理解することで、現状調査の結果を最大限活用し、オフィス改善のための効果的な戦略を導き出せるでしょう。

■現状調査～要件定義～シナリオ策定
現状調査の結果を最大限活用するためには、収集したデータを整理・分析することが重要です。まずは収集したデータを基に、現状オフィスの課題を明確化し、その課題解決を図るために必要な「要件定義」を行います。立地、働く環境、面積、ビルスペック、時期などの要件を定め、それに従って複数の課題解決シナリオ（移転、レイアウト変更、サテライトオフィス新設など）を考えるフェーズ、「シナリオ策定」へと進みます。

現状の働き方を分析し、自社にマッチした働き方・働く場所を選択しましょう。働く場所は多様化しているため、オフィス改善には多くの選択肢がありますが、導入までに要する期間やコスト、契約形態なども大きく異なるため、メリット・デメリットを考慮することも重要です。

現状調査以降のスケジュールや、Todoリストはこちらの関連記事で詳しく解説しています。
オフィス移転計画は現状調査から！移転完了までの流れを徹底解説
オフィス移転時のスケジュールや社内手続きをチェックリストと共に解説！

■改善策実施後の効果測定とフィードバック
オフィス移転・レイアウト変更など、決定したシナリオに沿ってオフィス改善を行った後は、それに対する効果検証も行いましょう。方法は様々ですが、例えば従業員満足度調査や、生産性指標の追跡などが挙げられます。これらの測定結果を分析し、改善策の有効性を評価することが重要です。さらなる課題が見つかった場合には、継続的に改善を図り、オフィス環境を常にアップデートしていくことで、従業員満足度の高いオフィスへと近づくことができるでしょう。

三菱地所リアルエステートサービスのオフィス現状調査サービス「Office Well」

オフィス移転・オフィス改善を成功に導くためには、現状調査とその結果に基づく適切な検証・改善策の実行が不可欠です。
当社がご提供している現状調査サービス「Office Well」は、これまでに挙げた様々な調査を行い、オフィスの現状を多角的に分析し、最適なシナリオをご提案いたします。さらに、シナリオに応じた具体的なシミュレーションや、移転の場合は候補物件の紹介など、オフィス改善をトータルサポートすることが可能です。
現状調査は、オフィスに関する要件だけではなく、従業員の働き方、さらには企業としての在り方についても見直すことができる重要なフェーズです。「Office Well」を活用いただくことで、専門的な目線から調査結果を分析し、最適な改善策をご提案いたしますので、ぜひ一度ご相談ください。

▽オフィスの現状調査をトータルサポート
Office Wellのお問い合わせはこちら

また、三菱地所リアルエステートサービスの賃貸オフィス検索サイトでは、賃料・最寄駅からの所要時間・面積など、こだわり条件を設定して物件をお探しいただけます。首都圏を中心とした幅広いエリアの賃貸オフィス情報をご用意しております。ビジネスの発展を見越したオフィス探しにぜひお役立てください。


▽オフィスをお探しの方
賃貸オフィス検索サイトはこちら

▽お問い合わせ
お問い合わせはこちら